【今すぐできる】仕事を効率的に進めるための時間の使い方

こんにちは、ぞうです！

今回は、仕事の優先順位の付け方や時間の見積り方など、今すぐ実践できる時間の使い方のアイデアをまとめました。

時間が足りないと、ストレスが溜まり、最悪うつなどの精神病につながってしまうこともあります。

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• いつまでたっても仕事が終わらず、毎日残業してしまう
• 差し込みの仕事が多く、思い通りに仕事が進まない

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こういった悩みをお持ちの方は、非常に多いと思います。

本記事で紹介することが実践できれば、今までよりもスムーズに仕事を進めることができるはずです！

無駄なところには時間をかけすぎず、効率・生産性を上げていきましょう。

毎朝その日のタスクを整理する

まず、出社したらタスクをこなし始める前に、一日のスケジュールを組み立てましょう。

Excelへの打ち込みでもメモ帳への手書きでも、自分の管理しやすい方法で大丈夫です。

タスクを組み立てるときに大切なのが、”緊急度”よりも”重要度”が高いタスクの優先順位を上げることです。

図のように、すべてのタスクは重要度と緊急度をそれぞれ高低に分けることで、①〜④の領域に振り分けることができます。

重要度と緊急度の両方が高い「①問題・課題の領域」のタスクは優先度が最も高く、実際に優先度高く仕事を行えている人は多いと思います。

しかし、人は重要度よりも緊急度が高いタスクに振り回されてしまうことが多いため、重要度は高いが緊急度が低い「②質の高い領域」を後回しにし、重要度は低いが緊急度が高い「②見せかけの領域」を意図せずして優先してしまう場合が多いのです。

あらかじめ「②質の高い領域」である準備や計画に注力することができれば、「③見せかけの領域」「④無駄な領域」のタスクを前もって精査することができます。

そうすると、結果的に重要な領域のタスクに使える時間が増えるため、先手を打って「②質の高い領域」のタスクに着手できると、より生産性の高い仕事ができるようになるのです。

わたしの場合は、「①問題・課題の領域」の仕事を午前中、「②質の高い領域」の仕事を午後一で対応するように習慣化しているため、時間帯に紐づけてタスクの構成ができるとより継続しやすいかもしれません。

また、タスクを組むときには、ある程度タスクを細分化するとよいです。

例えば、「提案書の作成」と一括りにするのではなく、「アイデア出し→提案書のたたき作成→各ページの作り込み→見直し」など一つ一つのタスクを細分化できると、より自分のやるべきことが明確になって頭の中が整理されるため、スムーズに仕事を進めることが可能になります。

それぞれのタスクにタイムリミットを設ける

タスクの優先順位がつけられたら、それぞれのタスクの”期限”を決めましょう。

時間の制限を設けないと、ずるずると時間を使ってしまうことが多く、最終的に他のタスクが後ろ倒しになってしまうことがあります。

なるべく計画通りに仕事を進められるよう、時間を意識して進めていきましょう！

このときのポイントは、それぞれのタスクを1.5倍の時間で見積もっておくことです。

設定した時間でタスクをこなせないこともあると思いますし、差し込みで対応しなくてはならない別の仕事が入ることもよくあります。

そんなときに備えて、少し長めの時間を見積もっておくことで、余裕のあるタスク管理が可能になります。

2分でできるタスクはすぐに手をつける

重要なタスクに取り組んでいるときに、差し込みで仕事が入ってしまうことはよくあると思います。

そんなときは、2分程度で終えられる仕事はその場でこなしてしまいましょう。

なぜかというと、タスクは後回しにするほど重くなってしまうからです。

人は頭の中でタスクを切り替えるだけでも、脳に負担かかかります。

よって、軽いタスクであれば、その場でこなしてしまったほうが、後でまた思い出す必要がなくなるため、負担が少ないのです。

デスクトップと机を整理する

平均的なビジネスマンは探しものをするためだけに1年間に1,500時間を浪費している

引用：『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ 』-リズ・ダベンポート

こちらにある通り、人は想像以上にものを探すことに時間を使ってしまっています。

この無駄な時間が省けると、本来使うべきことに時間を使うことができるようになります。

そのためにはまず、デスクトップと机をきれいに整理して、必要なフォルダやファイル、筆記用具などを探す手間を減らす一番の近道になります。

おすすめは、毎日デスクトップと机をきれいにしてから帰る習慣をつけることです。

そうすると、次の日会社に来たときにスッキリした気持ちで仕事に臨むことができます。

身の回りが整理されていると、頭の中もごちゃごちゃせずに整理しやすくなるので、重要なタスクもスムーズに行うことができるはずです。

まとめ

今回、仕事で効率よく時間を使うためのポイントをご紹介させていただきました。

これらのポイントが押さえられると、計画的に仕事を進めることが楽しくなってくると思います。

イレギュラーなタスクが差し込むなど、想定通りの仕事を進められないことも日常茶飯事かとは思いますが、自分の中で判断軸が確立できると、タスクの取捨選択が早くなり、さらに効率よく仕事を進めることができると思います。

是非、参考にしてみてください。

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